Jak najít velké přílohy v Gmailu pomocí rozšíření

Anebo možná můžete mít i jiný důvod k seřazení pošty podle velikosti - i když mě teď žádný nenapadá - snad kromě hledání nějaké přílohy, o níž si pamatujete, že byla prostě velká :). Existuje jeden úžasný postup!

Proč řešit velikost schránky a kde začít

Jak už jsem naznačoval v minulých příspěvcích, s chutí používám Google Apps a doporučuji je i svým klientům. Minulý rok jsem se ale poprvé začal blížit k limitu schránky, a tak jsem hledal řešení (mimo placeného, protože jsem měl pocit, že o tolik zase nepřekročím). A - říkám rovnou - nenašel. Nakonec jsem s velikostí vystačil, Google teď kapacitu schránky zvětšil - a najednou - shodou okolností - jsem ono loni hledané řešení objevil.

Vytvořil tabulku a makro v tabulkovém kalkulátoru, které se o vše postarají. Než ale začnu, musím uvést, že s řešením přišel Amit Agarwal na webu Digital Inspiration - v tomto článku. A protože si říkám, že možná někdo má stejný problém, v rychlosti sem to řešení nastíním.

Rychlý postup pomocí tabulky a makra (Google Sheets + Apps Script)

  1. 1) Zkopírujte si do Google Docs tento dokument.
  2. 1) V tabulce jděte do Tools -> Script Editor.
  3. Pokud máte obavy - a já se přiznávám, že bych je měl - zde nabízí autor zdrojový kód makra.
  4. Je-li váš inbox příliš velký a script se občas sám zastaví, můžete ho ručně spustit několikrát.
  5. Pokud se objeví chyba “Service invoked too many times for one day” nebo “Exceeded maximum execution time”, narazil jste na limity Google Apps a před dalším spuštěním budete muset nějakou dobu vyčkat.

Jak už jsem zmínil v úvodu, teď problém s velikostí schránky nemám, takže jsem zatím uvedený postup nezkoušel. Pokud se do použití makra/tabulky někdo pustíte, budeme (já i případní další čtenáři) určitě rádi za vaše zkušenosti. Předem díky...

Alternativa: vyhledávací operátory v Gmailu

Předpokládejme, že fotek ani souborů v cloudu se zbavovat nechcete. Můžete ale využít operátorů zadaných do vyhledávacího řádku. Hodit se bude has:attachment, který najde všechny zprávy s přílohami. Pomocí operátorů larger:5m nebo smaller:10m najdete ty, které mají více než 5 MB nebo méně než 10 MB. Operátory můžete i kombinovat.

efektivní správa příloh z e-mailu na cloudové úložiště

Přidat lze i jiné filtry. Operátory older_than a newer_than spolu s časovými údaji d (den), m (měsíc), y (rok).

Praktické příklady vyhledávání

Další tipy pro uvolnění místa

Pokud často fotíte, můžete využít Fotky Google, tato aplikace automaticky nahrává fotografie z vašich zařízení a nabízí neomezený prostor, jen fotky zmenší, pokud jsou moc velké a mírně je zkomprimuje. Google v minulosti nabízel navýšení místa po tom, co jste zabezpečili svůj účet. Myslím, že to byla jednorázové akce, ale možná se bude opakovat, nebo stále nějak běží.

Někdy už vám ale místo, které máte od Google zdarma, nebude stačit ani po promazání zbytečných souborů, pak vám doporučuji přejít na placenou verzi. Na placené úložiště můžete přejít zde, budete k tomu potřebovat jen kartu s možností plateb přes internet (to už jsou dnes snad všechny).

Další možností je využití více podobných služeb. Existují jich spousty, já bych doporučil snad jen DropBox, kde můžete získat spoustu volného místa přes doporučení přátelům, nebo různé promo akce. Můj DropBox má například aktuálně něco přes 36 GB volného místa zdarma. Poměrně stejné možnosti, jako Google, nabízí také Microsoft se svým OneDrive. Každý uživatel má v základu 15 GB bezplatného prostoru.

Nástroje pro lokální kontrolu využití místa

Pokud máte Google Disk nainstalovaný na svém počítači, můžete také použít aplikaci WinDirStat (nebo si najděte její alternativu pro Linux/macOS). Tato aplikace projde celý váš (pevný) disk, nebo vybranou složku (Google Disk) a vypíše vám statistiky o souborech. Možná máte na disku soubory, o kterých ani nevíte. Určitě se na ně podívejte a vyzkoušejte je. Většina lidí o nich neví a přichází tak o spoustu vychytávek.

využití mikrovlnné trouby v kuchyni

Co dělat, až najdete velké přílohy

Co když dochází? Můžete si připlatit za větší, nebo můžete stávající úložiště pročistit. Pokud se rozhodnete mazat, začněte u velkých příloh nalezených pomocí makra/tabulky nebo vyhledávacích operátorů. Pokud nechcete mazat, stáhněte si přílohy lokálně, přesunujte je do jiného cloudu nebo využijte doporučené služby s větším úložištěm.

Metoda Výhody Nevýhody
Google Sheets + Apps Script (makro) Automatizace, přehledný výstup Omezení kvót Google Apps, může se zastavit
Vyhledávací operátory v Gmailu Rychlé, není potřeba instalovat nic Manuální práce, omezené možnosti třídění
Stahování do jiného cloudu / placené úložiště Řeší trvale nedostatek místa Finanční náklady
WinDirStat / lokální nástroje Detailní přehled souborů na disku Neřeší obsah samotného Gmailu

Pokud je váš inbox opravdu velký, pamatujte, že script se může sám zastavit a že narazíte na limity Google Apps. V takovém případě ho můžete ručně spustit opakovaně nebo počkat před dalším spuštěním.

ve kterém regálu v Penny najdete droždí

tags: #jak #najít #velké #přílohy #v #Gmailu